En los pocos años que lleva de existencia Laura´s Cooking hemos sido testigos de eventos sociales en los que los asistentes invitados llegan muy tarde o simplemente no llegan. Afectando toda la organización de un evento social o familiar. Perdiendo tiempo e inversiones valiosas en el evento pues se pierde comida, se pierde el haber contratado mas personas para atender de las que realmente se necesitan, se pierde espacio, y no se disfruta el evento como quisiera usted.

El poner en práctica algunas de las mas recientes normas de etiqueta le permitirán organizar su evento corporativo o familiar mas eficientemente para que tenga exito. Como parte de la planeación de su evento tenga en consideración algunos de los puntos que exponemos a continuación para realizar exitosamente su evento o reunión.

Recuerde siempre que la planeación de un evento es ante todo un placer y un buen momento que usted quiere ofrecer a su familia o sus compañeros de trabajo. La actitud positiva hacia el mismo y todo lo que haga para este con buena energía se va a notar en el momento en que este se lleve a cabo.

Problema 1 - Asistencia de los Invitados

Buscando el compromiso de la gente sobre su asistencia, se parte desde un email avisando a todos los invitados sobre el evento y se les pide muy amablemente que respondan al mensaje expresando su deseo de asistir con el fin de asi poder enviarles una invitación impresa. Solo quienes respondan al mensaje expresando su deseo de asistir recibirán la invitación impresa.

Esto le permitirá filtrar de manera muy eficiente sobre quienes desean verdaderamente.

Una vez usted haya recibido el email de sus invitados expresando su deseo de acompañarle, puede proceder a enviarles una invitación impresa, en la que puede incluir una pequeña tarjeta impresa por una cara (R.S:V.P -répondez s'il vous plaît, que en francés quiere decir - Por favor responda) donde muy específicamente  y amablemente les solicita que respondan antes de una fecha determinada,  a una dirección de email nuevamente su asistencia con el fin de asignarles puestos en el evento. El no haber respondido el email solicitado para una fecha determinada será para usted una respuesta negativa y usted ya no contará con la asistencia de estos invitados.

Si por ultimo, usted desea reconfirmar la asistencia de los invitados, puede dos dias antes del evento poner a una persona a llamar a cada uno de los invitados a re-confirmar su asistencia.

Esto le permitirá determinar con mayor exactitud con cuantas personas cuenta, cuanta comida y cuantos puestos necesita, cuantos meseros va a requerir.

Estas medidas pueden ahorrarle mucho a la hora de invertir en una fiesta.

Problema 2 - Llegada tarde de los Invitados

Si ya tiene resuelto el problema de la asistencia, puede proceder a solucionar el asunto de la llegada tarde de sus invitados.

Como primera medida programe su evento a realizarse a una hora realista en la que usted cree que se puede ajustar para todos sus invitados. Un almuerzo al medio exacto o sea las 12 del medio día en Bogotá, es muy posible que una gran mayoría de sus invitados no lleguen.

Por lo tanto haga varias consideraciones que le permitirán asignar una hora mas exacta. Si usted desea que el almuerzo se pueda servir hacia las tres de la tarde. Cite a sus invitados a la una de la tarde, para que los cumplidos lleguen primero. Déle una hora a los que perciben como muchos en Bogota, que si la cita es a la una, la mejor hora para llegar es a las dos. Y finalmente deje que los que siempre llegan tarde, lleguén antes de las tres.

Tenga en cuenta también que en la actual situación caótica de Bogotá en cuanto a tráfico los sábados la gente debe comenzar a planear su asistencia desde temprano. Con seguridad tendrán muchas mas cosas que hacer, en el caso de las mujeres, deben ir a la peluquería y en el caso de los hombres nunca falta alguna vuelta del carro, un par de zapatos o una camisa nueva, eso sin contar los niños que debe tener que comprarles una "pinta nueva" porque están creciendo.

Así tendrá usted a casi todos sus invitados, presentes y dispuestos para disfrutar de un delicioso almuerzo.

En las dos horas anteriores se pueden servir bebidas y pasabocas con prudencia, pues la gente esta con el estomago desocupado y usted no quiere que se vayan a pasar de tragos o que queden tan satisfechos con los pasabocas que cuando llegue el plato principal, ni lo toquen.

Problema 3 - Invitados pasados de copas

Es muy frecuente que en todo evento social, alguno de sus invitados se haya pasado de copas. Desde el momento en que usted comienza a darse cuenta de la embarazosa situación en adelante, su padecimiento puede ser menor si conoce algunas normas y trucos:

De antemano con los meseros pídales que tengan el "radar encendido" para saber quien esta tomando mas de la cuenta. Así usted podrá regular el servicio de trago. Si ellos le informan que Fulanito está tomando demasiado, pídales inicialmente que temporalmente no hagan rondas por donde está ese invitado.

Si la situación, de ebriedad de su invitado problema se aumenta, pídale a sus meseros que temporalmente suspendan el trago para todos los invitados y siempre tengan listo,  un pequeño  caldo de pollo con bastante sal para ofrecer casi como un pequeño plato antes de la comida que permitirá que los niveles de alcohol se disipen y bajen.

Tenga a la mano algunos cocktails sin alcohol que en un momento determinado pueda ofrecer como alternativa.

Igualmente si su deseo es que los invitados se retiren temprano puede aumentar considerablemente los niveles de sal del plato principal, haciendo que los efectos del licor casi desaparezcan y se sientan somnolientos después de la comida y se quieran ir.

Problema 4 - La Invitación

Recuerde siempre que un evento ante todo es para el disfrute de usted y sus invitados. Haga de toda la planeación de un evento,  un placer y un motivo de alegría. Lleve ese sentimiento a todo lo que haga para el mismo y con seguridad lo transmitirá a todos los relacionados.

Una buena invitación siempre lleva lo básico escrito con claridad y sencillez. El lugar, la fecha y la hora deben aparecer con claridad. Igualmente una tarjeta pequeña con R.S.V.P., explicado anteriormente.

Toda la información adicional pertinente será de buen recibo para sus invitados, ya sea un mapa de acceso en caso que la ubicación del lugar a donde tomará lugar el evento sea difícil y desconocida.

Igualmente incluya toda la información de parqueaderos cercanos, vigilancia,  facilidades de parqueo, servicios de transporte que estarán disponibles para quienes lo deseen, como tambien guarderia o recreacionistas para quienes por cualquier motivo deban ir con sus niños.

Problema 5 - Servir a la mesa o hacer buffet ?

Hay dos maneras de servir en un evento:

a. Mesa de Buffet con fila
Para muchos eventos sociales y corporativos se considera muy conveniente llamar a los invitados a unas mesas de buffet con el fin de que les sirvan o se sirvan su plato.

Ventajas
Es un sistema eficiente en logística pues se requiere de menos meseros, menos llevar y traer, se sirve mas rápida y eficientemente y permite que los invitados socialicen con otras personas fuera de las de sus mesas y fuera de eso les da la oportunidad de ponerse de pie y moverse un rato. Fuera de eso este sistema permite que cada comensal pueda indicar a quien le sirve cuanto quiere de cada alimento.

Desventajas
Para muchos es considerada una manera poco elegante de servir a personas que lucen sus mejores galas y están siendo invitados a un evento de altura. Hacer que sus invitados se levanten de sus mesas y ponerlos a hacer filas como en un banco es considerado por algunos un acto poco amable.

En el caso en que sus invitados pueden servirse por si solos, usted corre el riesgo muy posiblemente que algunos de sus invitados puedan tener el ojo mas grande que el estomago y terminen sirviéndose platos de dos y hasta tres pisos, afectando grandemente las cantidades para quienes vienen atrás en la fila. Debido a eso es muy importante que haya quien les sirva en cantidades medidas y normales. Fuera de eso tenga en cuenta que nunca falta el "avispado" que sirve de primeras y alcanza a repetir antes de que se hayan servido todos.

b. Servir cada puesto independientemente

Se considera una delicadeza y amabilidad servir a los invitados en sus puestos, ya que es parte de la atención a la que se les ha invitado.

Ventajas
Con esta opción usted tiene control total de lo que se sirve, como se sirve, cantidades y presentación. Igualmente usted está demostrando la consideración por todos sus invitados sin importar la edad, imposibilidad para moverse y servirse.

Desventajas
Cuando se sirve a cada puesto se corre contra el tiempo, ya que si su evento es para mas de 100 personas y no hay una sincronización, puede suceder que cuando unos ya están en el postre a otros ni siquiera les han servido el primer plato.

Por lo tanto al tener en cuenta esta opción se debe contar con suficiente personal para por lo menos dar la impresión de que en todas las esquinas del salón están sirviendo al tiempo.

Por ser un sistema tan personalizado se va a demorar mas sirviendo a todos sus invitados varios platos ya que suponemos debe haber mínimo un plato principal y un postre.

Problema 6 - A que horas servir?

Existe la costumbre en Colombia de esperar lo que mas se pueda para servir la comida. El problema que esta costumbre tiene es que sus invitados comienzan a sentir mucha mas hambre de lo normal y están a merced de la hora a la quieran servir y cuando finalmente sirven, van a querer comer en mayores cantidades.  Igualmente un periodo largo sin comida y con licor son la formula perfecta para pasarse de tragos.

Es por eso aconsejable que se sirva dos horas después de la hora en que citaron a todos.  En dos horas el nivel de apetito no llega a ser mayor y la espera no se hace obvia. Por otro lado se le da tiempo a quienes no han llegado para "aparecer".

Igualmente en el caso de que el licor esté presente, dos horas no son suficiente para que algunas personas se puedan pasar de copas.

Problema 7 -  Manejo de Niños

La presencia de niños es obvia en fiesta para  ellos como cumpleaños, primeras comuniones y grados. En las que se centra en ellos el evento y se planean las actividades para ellos. Pero hay invitaciones y eventos como matrimonios de noche, grados, fiestas de 15, grados y aniversarios donde posiblemente su presencia no es esperada ni está considerada.

Por lo general todas las invitaciones y eventos que van a tener lugar en la noche no tienen ni incluyen la presencia de los niños, pero hoy en día sucede con frecuencia que algunos de sus invitados puedan presentarse para su fiesta de adultos con ellos.

Si usted sospecha que dicha situación va a suceder tiene una solución, hablar de antemano con quienes usted cree vayan a llevar los niños, hacer su lista de infantes asistentes, organizar de alguna manera, ya sea una persona o un recreacionista para que juegue con ellos y los acompañe mientras sus padres están tranquilos en la fiesta.

Pues por experiencia cuando dichas situaciones se presentan, la fiesta no la disfrutan ni los padres ni los hijos y al contrario son un desgaste por cumplir un compromiso.

De todas maneras la mejor solución es siempre tener una persona de confianza que se quede en la casa con los niños y los padres se puedan ir tranquilos para su reunión.

Pronto nuevas recetas mexicanas!

Todos los servicios de Laura's
Cooking están a sus ordenes.
Desde la tradicional lasagnas en varias preparaciones diferentes pasando por la comida mexicana hasta las mas deliciosas picadas!

 

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